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Une définition du RPA :
Le RPA est une technologie utilisant des robots pour automatiser des tâches répétitives et chronophages. Le RPA connaît une croissance forte ces dernières années, avec une augmentation significative du nombre d'entreprises adoptant cette technologie pour automatiser leurs processus métier. Ce que recherche les entreprises avec le RPA c’est d’automatiser les tâches répétitives et chronophages et ainsi libérer les employés pour qu’ils se concentrent sur des activités à plus fortes valeurs ajoutées.
Par exemple, dans un service comptable, un robot RPA peut automatiser le processus suivant : il extrait les commandes de la semaine depuis le logiciel de paiement, effectue les traitements nécessaires sur le fichier exporté, puis importe les données dans l'ERP comptable via une API fournie par l’ERP. Ainsi, il élimine la nécessité pour les employés de ressaisir manuellement les commandes, permettant un gain de temps significatif et réduisant les risques d'erreurs.
Dans un service commercial, le robot RPA peut automatiser la création d'un fichier des ventes consolidées pour la direction. Chaque semaine, lorsqu'il reçoit les fichiers Excel envoyés par les vendeurs, le robot récupère automatiquement ces fichiers, les consolide et génère un rapport prêt à être transmis à la direction. Un email est envoyé automatiquement pour informer qu'un nouveau fichier de consolidation des ventes est disponible. Cette automatisation permet de libérer les employés de la tâche fastidieuse de consolidation manuelle des données, améliorant ainsi l'efficacité et la précision du processus.
RPA « assisté » ou « non assisté » :
Le RPA peut prendre la forme d’un traitement que l’utilisateur déclenche depuis son poste, par exemple en cliquant sur une icône dédiée pour lancer la saisie automatique des commandes. On parle alors de RPA « assisté » car il demande l’intervention directe de l’utilisateur.
Un RPA peut également être planifié et exécuté automatiquement sur un serveur, par exemple pour effectuer un traitement hebdomadaire de consolidation des fichiers de vente, ou en réaction à des événements spécifiques, tels que l’apparition d’un nouveau fichier dans un répertoire. Dans ce cas, on parle de RPA « non assisté » car le robot se gère de manière autonome, sans nécessiter d'intervention humaine.
Les fonctionnalités du RPA :
Capture de données : Le RPA peut extraire des données à partir de différentes sources telles que des fichiers Excel, des bases de données, des e-mails, des pages web, etc. Il peut également interagir avec des interfaces utilisateur pour saisir des données à partir d'applications logicielles.
Traitement de données : Une fois les données capturées, le RPA peut effectuer divers traitements comme la manipulation, la transformation, le filtrage ou le nettoyage des données selon des règles prédéfinies.
Interaction avec les applications externes : Le RPA peut interagir avec des logiciels tiers, des plateformes en ligne ou des services cloud en utilisant des API.
Automatisation des tâches répétitives : Le RPA peut automatiser des tâches quotidiennes et répétitives telles que l'envoi d'e-mails, la génération de rapports, la mise à jour de bases de données, etc.
Les avantages du RPA :
Le RPA offre tout d'abord un précieux gain de temps : en automatisant des tâches fastidieuses et chronophages, il libère les employés de la contrainte de passer plusieurs heures par jour ou par semaine sur des activités répétitives. Cette libération de temps permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, dans le service comptable, l'automatisation du processus de saisie des commandes permet à une personne d’économiser en moyenne quatre heures à effectuer cette tâche de façon périodiques. Avec le RPA, cette même personne peut désormais consacrer ce temps à des tâches plus stratégiques, telles que l'analyse des données financières.
En outre, le RPA contribue à réduire les erreurs humaines. Les tâches répétitives réalisées par des êtres humains sont intrinsèquement sujettes à l'erreur, qu'il s'agisse de fautes de frappe, de données mal saisies ou d'omissions involontaires. Par exemple, dans le service commercial, une erreur de saisie des données dans le fichier des ventes consolidées peut entraîner des problèmes de Reporting et de prise de décision pour la direction. En automatisant ces tâches, le robot les exécute de manière fiable et précise, minimisant ainsi les risques d'erreurs et garantissant une meilleure qualité des processus.
En résumé, l'adoption du RPA permet non seulement d'optimiser le temps de travail des employés, mais également d'améliorer la précision et la fiabilité des processus métier, contribuant ainsi à accroître l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.
Quels processus automatiser ?
L'identification des processus admissibles pour l'automatisation par le RPA est une étape cruciale pour garantir le succès de votre initiative d'automatisation. En général, les processus impliquent des tâches manuelles chronophages et sujettes à des erreurs, telles que la saisie de données, la manipulation de fichiers Excel, ou la gestion de transactions simples. Voici quelques exemples concrets :
- La saisie des factures fournisseurs dans le système comptable
- Le traitement des demandes de remboursement des employés, y compris la vérification des reçus
- L'extraction et la consolidation des données de plusieurs sources pour la génération de rapports périodiques
- La mise à jour des informations clients dans le système de gestion de la relation client (CRM) à partir de différents canaux de communication, tels que les e-mails et les formulaires en ligne
Pour les utilisateurs débutants dans le domaine du RPA, il est recommandé de commencer par la mise en place de processus simples et peu risqués et de se faire accompagner par un consultant spécialisé dans l’automatisation.
Utiliser des solutions sans code :
Pour ceux qui souhaitent explorer les possibilités du RPA sans avoir à écrire une seule ligne de code, des solutions telles que kaliosTest offrent une approche conviviale et intuitive (voir https://www.kaliostest.com/automatisationdesprocessusrpa). Avec kaliosTest, il est possible de créer des processus RPA sans être un expert en programmation. Par exemple, dans le service comptable, l'automatisation des processus comptables et commerciaux est réalisable sans écrire une seule ligne de code en glissant / déposant des composants pour interagir avec l’interface, traiter un fichier Excel, appeler l’API d’un ERP. En outre kaliosTest permet de générer des robots RPA exécutable en 1 clic et compatibles avec différents systèmes d'exploitation tels que Windows, Linux et Mac.
Mise en place du RPA : développement interne / prestation ?
Pour mettre en œuvre le RPA, les entreprises ont le choix entre le développement interne ou le recours à un prestataire spécialisé en RPA. Opter pour une mise en œuvre interne permet à l'entreprise de conserver un contrôle direct sur le processus et d'adapter les solutions de test à ses besoins spécifiques. Cependant, cela nécessite des ressources spécialisées. Une tendance émergente est l'adoption des robots as a service (RaaS), où les entreprises peuvent accéder à des robots RPA en tant que service basé sur l'abonnement. Cela permet aux entreprises de bénéficier d’une solution RPA clée en main sans avoir à investir dans l'infrastructure et les ressources internes. Vous pouvez consulter l’article que nous avions écrit sur le sujet pour les tests fonctionnels https://www.kaliostest.com/post/optimisez-vos-tests-fonctionnels-avec-testing-as-a-service-taas